VZW Kompas haalt €4.200 op met hun eindejaarsactie
Van drie Excel-bestanden naar één export voor de boekhouder. Hoe een VZW hun eindejaarsactie transparant en foutloos organiseerde.
€4.200
Opgehaald
280
Bestellingen
1
Export voor boekhouder
VZW Kompas in Leuven ondersteunt kwetsbare jongeren met begeleiding, huiswerkklassen en vrijetijdsactiviteiten. Elk jaar organiseren ze een eindejaarsactie om hun werking te financieren — van kerstpakketten tot geschenkbonnen van lokale handelaars.
De uitdaging: transparantie en overzicht
Als VZW moeten ze elke euro kunnen verantwoorden. Maar met bestellingen via mail, telefonische reservaties en cash-betalingen bij afhaling was het een nachtmerrie om alles correct bij te houden. De boekhouder had elk jaar vragen over bedragen die niet klopten.
"We hadden drie Excel-bestanden en toch wist niemand het exacte totaal," vertelt Pieter, coördinator bij VZW Kompas. "Dat is niet hoe je als VZW wil werken."
De aanpak: alles via één platform
Dit jaar heeft VZW Kompas hun volledige eindejaarsactie via een webshop georganiseerd. Kerstpakketten in drie formaten, geschenkbonnen en een solidariteitsbijdrage — allemaal online bestelbaar. De link werd gedeeld via hun nieuwsbrief, sociale media en de website.
Elke bestelling en betaling werd automatisch geregistreerd. Geen losse mailtjes meer, geen telefonische bestellingen die vergeten werden.
Het resultaat
In twee weken kwamen er 280 bestellingen binnen, goed voor €4.200 — hun beste resultaat ooit. Na afloop exporteerde Pieter het volledige overzicht voor de boekhouder. Eén bestand, alles klopt.
- 280 bestellingen in 2 weken
- €4.200 opgehaald — een record
- 1 export voor de boekhouder
- 100% transparant — elke euro verantwoord
"Voor het eerst had ik een overzicht dat ik zo kon doorsturen naar de boekhouder. Geen discussies, geen gaten. Alles klopt."
— Pieter, coördinator VZW Kompas
VZW Kompas plant nu ook hun jaarlijkse sponsordiner via hetzelfde platform te organiseren.
Twijfel je nog? Wij denken graag mee.
Stuur ons een bericht en we helpen je op weg. Of je nu een vraag hebt over de werking, hulp wil bij het opzetten, of gewoon even wil sparren — we reageren snel.