Hoe Scouts Sint-Pol hun eetfestijn digitaliseerde
Van Excel-lijsten en cash naar online bestellingen en QR-scan aan de deur. Het verhaal van een scoutsgroep die hun eetfestijn moderniseerde.
240
Online bestellingen
0
Fouten in afrekening
2
Uur minder opruimwerk
Elk jaar organiseert Scouts Sint-Pol in Gent een eetfestijn voor 300+ gasten. Tot vorig jaar ging dat met Excel-lijsten, cash aan de deur en een penningmeester die om middernacht nog bonnetjes zat te tellen. Dit is het verhaal van hoe dat veranderde.
Het probleem: chaos op de drukste dag van het jaar
Als je 300 gasten verwacht, wil je dat alles vlot loopt. Maar in de praktijk zag het er zo uit: een tafel aan de inkom met twee vrijwilligers die namen afstreepten op een geprinte Excel, een geldkistje met wisselgeld dat halverwege de avond niet meer klopte, en een groep gasten die pas ter plaatse besloot of ze spaghetti bolognaise of veggie wilden.
"We hadden elk jaar hetzelfde probleem," vertelt Jens, groepsleiding bij Sint-Pol. "Halverwege de avond wisten we niet meer hoeveel porties we nog hadden. En achteraf duurde het altijd drie avonden om alles te verrekenen."
De overstap: van papier naar online
Het idee was simpel: laat mensen vooraf bestellen en betalen. De scouts zette een campagne op met drie producten — volwassene, kind en veggie — en deelde de link via hun WhatsApp-groep en de maandelijkse nieuwsbrief naar ouders.
Binnen de eerste 48 uur waren er al 80 bestellingen binnen. Uiteindelijk kwamen er 240 online bestellingen, plus nog zo'n 60 gasten die ter plaatse betaalden.
Op de avond zelf
Het verschil was direct merkbaar. Aan de ingang stond één vrijwilliger met een smartphone om QR-codes te scannen. Gasten die online besteld hadden, liepen in 10 seconden door. Geen gezoek in lijsten, geen wisselgeld, geen discussies over wat er besteld was.
"Het voelde alsof we eindelijk een professioneel evenement organiseerden, terwijl we eigenlijk minder werk hadden dan anders."
— Jens, groepsleiding Scouts Sint-Pol Gent
Het resultaat
Na afloop had de penningmeester in 10 minuten een volledig overzicht: alle bestellingen geëxporteerd, alle betalingen zichtbaar. Geen bonnetjes meer tellen, geen geld meer natellen.
- 240 online bestellingen via Payconiq en overschrijving
- 60 bestellingen ter plaatse met cash
- 2 uur minder opruimwerk achteraf
- 0 fouten in de afrekening
Dit jaar hebben ze hetzelfde gedaan voor hun wijnverkoop — en de link gedeeld in de buurtgroep. "We gaan nooit meer terug naar Excel," lacht Jens.
Twijfel je nog? Wij denken graag mee.
Stuur ons een bericht en we helpen je op weg. Of je nu een vraag hebt over de werking, hulp wil bij het opzetten, of gewoon even wil sparren — we reageren snel.