FC Rupel Boom verkoopt 180 clubtruien in 9 dagen

Elk seizoen verzamelt FC Rupel Boom bestellingen voor clubkledij. Truien, hoodies en trainingspakken — allemaal met naam en rugnummer. Tot vorig jaar ging dat met papieren lijstjes na de training en WhatsApp-berichten die de hele week bleven binnendruppelen.

Het probleem: 30 varianten en geen overzicht

Met 12 ploegen en 4 maten per product liep het aantal varianten snel op. Wie had welke maat besteld? Had die speler van U15 nu al betaald of niet? En dat ene papiertje van de keeper die een XXL wou — was dat al doorgegeven aan de leverancier?

"We raakten elk jaar bestellingen kwijt," zegt Bert, bestuurslid bij FC Rupel Boom. "En dan stond er na drie weken iemand aan de kantine die zijn trui niet had gekregen."

De aanpak: één link, alle bestellingen

Dit seizoen heeft het bestuur een webshop aangemaakt met alle kledij als producten, inclusief maten als varianten. De link werd gedeeld in de WhatsApp-groepen van elke ploeg — en bij de jeugd ook via de oudergroep.

Spelers kozen zelf hun maat, betaalden via Payconiq en kregen een bevestiging. Het bestuur volgde in real-time hoeveel bestellingen er binnenkwamen per product en per maat.

Het resultaat

In 9 dagen kwamen er 180 bestellingen binnen. Het bestuur exporteerde het overzicht naar Excel, stuurde het door naar de leverancier en plande één afhaalmoment op zaterdag na de match.

• 180 bestellingen in 9 dagen
• 0 bestellingen kwijtgeraakt
• 1 Excel-export voor de leverancier
• Uitdelen in 45 minuten aan de kantine

"Het scheelt ons letterlijk uren werk. En geen gedoe meer met bestellingen die kwijtraken of betalingen die niet kloppen."
— Bert, bestuurslid FC Rupel Boom

Volgend seizoen plannen ze dezelfde aanpak voor hun wafelverkoop en het jaarlijkse eetfestijn.